叢林寺院每年一般都是請職兩次，一次是在解冬后，一次是在解夏后。但具體時間，各寺院的規定互有差別。解冬后的請職，有的在陰歷正月十六日，有的在二月二十日左右，有的在四月十五日；解夏后的請職，有的在七月十六日，有的在八月二十日左右，有的在十月十五日。但這些規定，各有道理。
第一種規定，分別為解冬和解夏后的第一天，時間界限分明，便于安排上半年和下半年的工作。第二種規定，分別為解冬和解夏后的一個月多點，要出外云游的僧人已離寺院，新請職人選也充分醞釀成熟。第三種規定，分別為結夏和結冬的第一天，這是叢林常任僧人最齊整和最固定的時候，大小執事亦宜健全，便于僧人的學習和修持。四川各大叢林均按第三種時間請職。
但是，這三種時間請職，都有一個共同點，那就是都必須事先舉行退職和圓職的儀式。解冬后的請職，退職的時間是正月初八日，圓職的時間是正月十二日；解夏后的請職，退職的時間是七月初八日，圓職的時間是七月十二日。
解冬后的請職稱為小請職，解夏后的請職稱為大請職。但其退職、圓職、請職的儀式基本相同。今以小請職為例說明：
退職
正月初八日，叢林的“八大執事”都一齊到方丈向大和尚頂禮，說明本期任職已滿，請求更換，特來退職。大和尚回答：“退職不過是老祖遺規，師父們辦事歷練老成，依舊發心吧！請回。”然后，“五大堂口”的執事們又分別對管他們的維那、知客、監院、典座、衣缽頂禮，說明本期任職已滿，請求更換，特來退職。“五大堂口”的首領們大致都說：“退職不過是常住遺規，恐師父們嫌辛苦，暫且公務數天，慢慢計議，有人再換。現在還是繼續發心吧。”
圓職
正月十二日，方丈和尚舉行茶會，請叢林的“八大執事”及序職在書記以上的執事參加。對他們在本任期內的成績給予表彰，希望他們在新請職之前繼續代職。并要他們轉告所管堂口的其它執事也繼續代職。
從圓職到請職的期間內，方丈即已經考慮對“五大堂口”主要負責人的人事變動。而且將變動后的名單會同退院方丈、都監、“四大班首”認真商量。“五大堂口”的維那、知客、監院、典座、衣缽分別提出本堂口執事的建議名單，交方丈審核認可。
請職
請職那天，有一系列莊重的儀式。早齋時，齋堂門口即掛出方丈手諭的“請職”牌示。僧眾齋畢回禪堂，序板響過兩陣，維那便帶領僧眾到客堂。維那與知客見禮后問：“知客師敲動祖師犍椎有何勝因?”知客回答說：“大眾師慈悲，請師父們到客堂非為別事，大和尚與師父們請了職。與師父們道喜！”于是，知客將方丈和尚送來的“請職”牌示宣讀了一遍。并由知客執牌，帶領新請職師們去回復方丈。
大家向方丈頂禮后，方丈說：“把師父們大才小用了。”隨后，新請職師回禪堂等待送位(正式宣布)。若新請職師中有班首，由方丈送位；若沒有班首，則由知客、維那送位。知客送西序，維那送東序。送位畢，同禮一拜。新請職師上方丈謝職。
午齋，在齋堂送位。若新請職中有班首，由方丈送位，其余則由知客送西序位，僧值送東序位。兩邊知客高呼：“書記師、藏主師、知藏師、參頭師、知檀師、知浴師送位!”東邊僧值高呼：“悅眾師、燒香師、記錄師、書狀師、侍者師送位！”知客又呼：“引請職師出位，展具頂禮和尚三拜!”敲引磐、接云板、歸位、用齋。
晚課，在大殿送位。晚課后，知客師領新請職師巡寮，對前任執事師示敬。巡寮畢，序板三通，寺院大眾諸師向新請職師道喜。請職儀式結束。
請職后，寺院對于未升遷序職位次和降低列職位次的，進行一番解釋和安撫。并根據“住僧必須有職，否則離寺”的叢林規例，對原有書記以上序職而未被重新請職者，可作退休處理。方丈必須給他一間寮房，讓其安養余年。上殿、過堂、坐香聽其自便。若叢林列職有缺，各大堂口的負責人可在常住大眾中物色，請示方丈同意后，可隨時替補。
叢林執事的遷升，主要依據僧人的修行、戒臘和工作成績。在請職前，方丈召集叢林的“四大班首”、“八大執事”等出席“議職”會議。由方丈提出升至書記以上的升序者名單，由監院、知客等提出升至書記以下的升序者名單，由維那提出住禪堂坐禪僧人名單。任何出席者都可以對所有升序名單提出異議，不發言即表示默認。
在“議職”以后，知客將所任命的序職及列職都登入號簿。包括每一常住僧人的法名、籍貫、年齡、剃度師名，剃度地點及時間，受戒寺院及戒臘等。所有這些，以后都要記入《萬年簿》中，這也是寺院的一件大事。
叢林各執事不是每期都能升序。一般地講，低級執事要重任一兩期、高級執事要重任兩期以上才能升序。若執事把工作搞得很糟，或犯了寺規，他便只好以主動離寺為自罰，否則由監院、都監甚至方丈親自命其離開寺院。
通常升序是有一個范例的。每位僧人都要從最低層開始，即在禪堂先當清眾，至少當滿一個冬期或一個夏期，然后陸續當記錄和燒香。有才能的記錄和燒香，可能被請為列職中的悅眾。悅眾一般設五位到十位，他們協助維那管理禪堂。一些年輕聰明的燒香升序更快，有越一序或二、三序的。其他僧眾可在兩三年問離開禪堂而成為照客、飯頭等。他們仍有相應的序職。
序職與列職的體系繁雜，對于一位潛心修行的法師無疑是一種妨礙。他考慮的是在修行中取得最大的成就而不是升職。可是，序職與列職之所以必要，那是在一個僧人眾多的叢林大寺中，非有一個分工細致、管理嚴格的機構不可。列職常是一種職責，而不是權利。很多僧人并沒有當過大的執事，而只是在禪堂、念佛堂或小廟中修行一生。他們中甚至有不懂什么是序職，什么是列職的。
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